A l’heure où la numérisation gagne de plus en plus de terrain, les écoles semblent ne pas y échapper. Sur le plan pédagogique, les échanges entre élèves, familles et équipe pédagogique se tiennent sur les plateformes dont tous les établissements scolaires sont dotés par les académies telles que entoise. Cliquez sur le lien pour en savoir plus sur l’espace numérique de travail de l’Oise : https://www.salondunumerique.com/entoise-un-autre-reseau-social-dedie-aux-eleves-de-loise/. Sur le plan pédagogique, la gestion des ressources humaines de l’Education Nationale (EN) a désormais recours à des démarches simplifiées numérisées qui permettent de gagner un temps considérable.
Comment fonctionne le système traditionnel de gestion des congés ?
La gestion des demandes de congés dans les écoles est un processus fastidieux pour la direction de l’établissement. Cela implique la coordination entre différents départements. Par exemple, si un enseignant demande un congé, le processus habituel sera :
- demande de congé pour le directeur/principal ;
- repérage les alternatives nécessaires dans l’emploi du temps ;
- approbation du congé.
Il faut se rappeler que ce processus de congé se produit sur une base régulière pour la direction de l’école. D’autre part, la direction doit également vérifier l’historique des congés des enseignants/personnel. Cette info doit être transmise aux services respectifs. En d’autres termes, ce processus consomme littéralement des heures de travail productif. Tout échec de communication dans ce système traditionnel de gestion des congés entraîne également confusion et chaos parmi les élèves et les enseignants.
Comment l’automatisation d’un système de gestion des congés pourrait aider ?
Le système ERP de l’école pourrait aider à simplifier tout le processus de congé. Cela garantit la transparence du processus d’octroi ou de refus des congés, en suivant la politique de congé de l’établissement.
Voici quelques-uns des avantages de l’automatisation
Réduction de la charge de travail
La fonction de gestion des congés du logiciel ERP de l’école peut réduire considérablement la charge de travail du personnel. Habituellement, les services des ressources humaines traitent les demandes de congé. La décision concernant l’approbation/le refus des congés doit être prise par eux. En comparaison, l’automatisation d’un système de gestion des congés commence par l’alimentation des règles et des directives de congé requises dans le système. Les enseignants/étudiants peuvent demander des congés avec leurs identifiants spécifiques. Par tous les moyens, le système automatisé traite les congés en passant par les directives spécifiques, puis transmet une décision favorable ou non au demandeur par SMS/notifications Push.
Transparence
Le système permet de divulguer les informations sur les congés dans leurs portails respectifs. Ces informations comprennent le nombre de congés utilisés, le nombre de congés disponibles, etc. Egalement important, cela peut aider à maintenir la transparence du système de gestion des congés, empêchant tout favoritisme ou partialité de la part de l’équipe RH. Ce type de système transparent garantit également que les élèves/enseignants peuvent avoir une vision plus claire de leurs congés disponibles et dans une meilleure planification.
Disponibilité
Le système de gestion des congés garde une trace de la disponibilité de l’enseignant à tout moment. La direction, en connaissant à l’avance le congé d’un enseignant un jour particulier, peut prendre des dispositions alternatives pour la classe, sans perturber l’horaire de cours.
Gestion automatique des salaires
Propulsé par la biométrie, le système de gestion des congés peut aider à suivre la présence des enseignants et du personnel. En fonction des congés utilisés, le système peut automatiquement déduire le salaire. Les employés peuvent recevoir l’information par le biais de notifications. Un système de gestion des congés robuste et sans faille s’avère crucial pour gérer les opérations de l’école avec aisance.